やるなら今でしょ「ペーパーレス化」第2回 - 問題点と解決策

皆様いかがお過ごしでしょうか？

 

前回は紙を減らすことの利点を挙げました。

しかし、そううまくいくのでしょうか。

今回は問題点にも目を向けてみます。

 

まずは、ネット回線の問題が考えられます。

紙を減らすには、データを電子化しパソコンやクラウドに保存することになります。パソコンのみに保存するにはキャパシティに限界がありますし、セキュリティーの問題もございます。となるとDropbox等のクラウドに保存することになります。停電や外出先の問題等でインターネットに繋げない状況になると仕事ができなくなってしまいます。

 

数年前まではネット環境が主な理由でペーパーレス化が実現しにくかったのではないかと想像できますが、現在NZではネット環境は整っている場所が多いですし、停電も多少ありますがバックアップがあれば大した支障にはならないのではないでしょうか。

外出先で仕事をする際には事前にwifi状況を確認すれば良いことです。

無理ならばスマートフォンから接続することもできますね。

近年5Gの導入も決まっていますし、この問題は更に改善されることでしょう。

 

もう一つの問題は、紙でないと作業効率が落ちる場合があることです。

せっかく紙を削減できても作業に時間がかかったり、ミスが増えたりでは意味がありません。

データ入力の際、印刷した紙を見ながら入力すると楽なのですが、パソコン上だと入力のたびに画面を切り替えるのが面倒、または画面を2分割し入力するので見にくい（スクリーンを追加で設置すれば良いのですがスペースが必要ですし、外出時は持ち運べない）、紙に比べてメモの自由度が下がる等、不便があります。このようなときは紙の使用をなくすことより、作業効率を優先し思い切って印刷してしまいます。印刷した紙は必要なものはスキャンして保存、残りは破棄することで解決です。

 

こういった問題点を考慮してもペーパーレス化は十分可能であると思えます。むしろ今の時代だからこそできる幸せな業務改善といえるのではないでしょうか。

 

次回は具体的にどのように紙を減らすのかを書きますね。